Dalam proses administrasi madrasah, salah satu tahapan penting di akhir tahun pelajaran adalah penerbitan ijazah. Kemenag melalui sistem PDUM dan E-Ijazah telah menyediakan alur digital yang terintegrasi, sehingga proses ini menjadi lebih tertib, akurat, dan terdokumentasi dengan baik.
Artikel ini menyajikan panduan lengkap dan praktis alur penerbitan serta pencetakan ijazah untuk jenjang MI, MTs, dan MA. Pastikan Anda mengikuti setiap tahapan secara runtut agar tidak terjadi kesalahan data, penolakan SPTJM, atau keterlambatan distribusi ijazah.
🖥️ Tahap 1: Login ke Aplikasi PDUM
Langkah pertama adalah masuk ke aplikasi PDUM melalui akun resmi madrasah Anda.
🏫 Tahap 2: Melengkapi Data Lembaga
Masuk ke menu Data Lembaga, lalu isi dengan lengkap data kepala madrasah.
Catatan: Untuk kolom NIP, jika kepala madrasah bukan PNS, isi dengan tanda strip
-.
👨🎓 Tahap 3: Verifikasi Data Siswa dan Kurikulum
Menu yang harus diakses: Data Siswa.
Periksa kembali seluruh data siswa dan kurikulum. Pastikan tidak ada kekeliruan karena data ini akan digunakan sebagai acuan di seluruh proses penerbitan ijazah.
🎓 Tahap 4: Penentuan Kelulusan Siswa
Masuk ke menu Ujian Madrasah > Status UM:
1. Tentukan status kelulusan siswa (Lulus/Tidak Lulus).
2. Setelah selesai, klik Cetak Pernyataan.
3. Kirim data kelulusan dengan memilih Kirim Kelulusan.
Ini adalah titik penting: data kelulusan yang dikirim akan menjadi dasar munculnya data lulusan di E-Ijazah.
📄 Tahap 5: Input Nilai dan Cetak SKL
Menu: Hasil Ujian > Cetak SKL
Langkah-langkah:
-
Input SK Kelulusan.
-
Atur mata pelajaran.
-
Unggah nilai dan data siswa.
-
Lalu, cetak SKL.
🔁 Tahap 6: Proses di Manajemen Ijazah (E-Ijazah)
Setelah data dikirim dari PDUM, lanjutkan ke portal E-Ijazah:
1. Cek data kepala madrasah.
2. Masuk ke menu DNS > Valid DNS untuk mencocokkan data siswa dengan PDUM.
3. Buka submenu Penetapan Kelulusan, pastikan tidak ada siswa tertinggal di bagian Belum Ditentukan.
4. Jika semua sudah lengkap, unduh, cetak, tanda tangani, dan scan SK Penetapan Kelulusan.
5. Upload SK tadi di submenu Unggah SK Penetapan.
Sesuaikan nomor SK dengan surat keluar madrasah dan isian di PDUM.
🧾 Tahap 7: Buat dan Unggah SPTJM
Menu: Pembuatan SPTJM
-
Buat dokumen SPTJM, jangan ubah format bawaan sistem.
-
Unduh, cetak, tempel materai Rp10.000, tanda tangani dan stempel.
-
Scan dan upload kembali dokumen ke sistem.
⚠️ Format tidak boleh diubah! Jika tidak sesuai, sistem akan otomatis menolak pengajuan SPTJM.
✅ Tahap 8: Menunggu Persetujuan (Approval)
-
Jenjang MI dan MTs: menunggu verifikasi dari admin Kabupaten/Kota.
-
Jenjang MA: menunggu verifikasi dari admin Provinsi.
📋 Tahap 9: Validasi DNT dan Seri Ijazah
Jika SPTJM telah disetujui:
1. Masuk menu DNT untuk melihat data siswa yang akan diajukan nomor seri ijazah.
2.Pastikan bagian Valid DNT sudah sesuai jumlah siswa lulus.
3. Residu DNT harus kosong.
🧑🎓 Tahap 10: Ajuan Nomor Seri Ijazah di PDUM
Kembali ke PDUM:
1. Menu: Ijazah > Data Alumni → pastikan semua siswa lulus sudah terdata.
2. Submenu: Ajuan Nomor Seri → ajukan nomor seri ijazah.
3. Submenu: Cetak Ijazah → klik Generate Ijazah agar muncul tombol Cetak Ijazah dan Cetak Transkrip.
🖨️ Tahap 11: Cetak dan Verifikasi Ijazah
Langkah-langkah akhir:
1. Cetak ijazah dan transkrip pada kertas A4 biasa terlebih dahulu.
2. Lakukan verifikasi data (libatkan minimal 2 verifikator).
3. Cek kesesuaian dokumen dengan data resmi dan regulasi.
Jika terdapat kesalahan, update data di sistem terlebih dahulu sebelum mencetak ulang.
🏁 Tahap 12: Cetak di Blangko Resmi
Setelah semua data benar:
1. Cetak ijazah dan transkrip di blangko resmi yang diterima dari Pendma Kab/Kota.
2. Pastikan nomor seri (numerator) pada kedua blangko (ijazah dan transkrip) sama.
⚠️ Catatan Penting!
1. Mohon teliti dan tidak terburu-buru dalam mengisi dan mencetak ijazah.
2. Pastikan mengikuti urutan tahapan dengan benar, karena setiap langkah saling terkait dan mempengaruhi proses berikutnya.
🎯 Penutup
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat memastikan proses penerbitan dan pencetakan ijazah berjalan dengan lancar, akurat, dan sesuai regulasi terbaru. Proses ini merupakan bagian penting dari pelayanan pendidikan yang profesional dan akuntabel di madrasah.
